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J2Gov – Secretaria Digital
| Name: | Description: | Size: | Format: | |
|---|---|---|---|---|
| 18.64 MB | Adobe PDF |
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Abstract(s)
A prestação de serviços ao cidadão na administração pública, baseia-se em serviços
solicitados por pedidos efetuados através de documentos escritos, acompanhados de
documentos instrutórios e sobre os quais a administração aplica taxas.
O projeto implementado pretende dar uma resposta a esta realidade, diferente das
existentes no mercado, baseado numa plataforma de CMS open source, o Joomla, onde é
possível através da consola de administração configurar/desenhar todos os documentos,
configurar os Workflows, definir os documentos instrutórios de cada pedido e respetivas
taxas a aplicar.
Os documentos têm um papel central em toda a lógica da plataforma J2Gov, são
responsáveis por desencadear workflows, por solicitar novos documentos ou por decidir
pela aplicação de taxas. Nesta perspetiva os documentos são considerados como um
conjunto de engrenagens dependentes entre si.
Um documento é formado por vários módulos (partes da interface do documento),
que por sua vez são formados por objetos (campos dos formulários) que estão associados
a métodos (fontes de dados que interagem com os utilizadores).
Sobre um documento podem recair várias regras de negócio:
· Documentos que o devem acompanhar;
· Taxas que devem ser aplicadas;
· Workflows que lhe estão associados.
Estas regras podem ser influenciadas pelo tipo de documento em causa ou pelo
conteúdo desse mesmo documento ou até pelo perfil do utilizador que o está a submeter.
É na definição das regras de negócio e no desenho dos documentos que recai grande parte
do trabalho deste projeto.
Os vários tipos de documentos são disponibilizados aos utilizadores consoante o seu
perfil. A disponibilização excessiva de informação, só aumenta a complexidade de
utilização dos sistemas de informação. Por esse motivo, uma das preocupações deste
desenvolvimento foi o de criar interfaces minimalistas, claras e de fácil utilização. Existem três perspetivas de utilização da plataforma: Os utilizadores “Funcionários”
(Ex: Secretaria e Direção), os utilizadores “Finais” (Ex: Alunos e Professores) e os
utilizadores “Administradores”, responsáveis pela administração da plataforma.
Para os utilizadores “Funcionários” a plataforma disponibiliza várias
funcionalidades de acordo com o conteúdo funcional de cada um, nomeadamente:
· Gestão Documental – Gestão e classificação de correspondência, produção
de documentação interna, pareceres e despachos, tramitação e gestão
processual. Este módulo é comum a todos os funcionários;
· Atendimento Presencial – Módulo que permite o preenchimento e a gestão
de requerimentos dos utilizadores “Finais”. Os processos quando bem
instruídos (verificação de anexos e de taxas) são submetidos
automaticamente para os serviços de BackOffice, através da gestão
documental;
· Gestão de Caixas – Sistema de controlo da receita, associado ao
Atendimento Presencial, permite a verificação e fecho das receitas por local
de atendimento (Caixa);
· Gestão de Receitas Multibanco – Sistema que permite validar pagamentos
efetuados por pagamento multibanco, através do confronto com o extrato
bancário. As referências multibanco são emitidas no atendimento online, por
solicitação dos utilizadores “Finais”;
· Estatísticas – Módulo que permite extrair indicadores quantitativos e
qualitativos sobre o desempenho dos funcionários e dos processos de
negócio relativamente a prazos.
Para os utilizadores “Finais”, onde se incluem os alunos, os professores e os
funcionários não pertencentes aos serviços administrativos, é disponibilizada uma
interface de prestação de serviços, onde estes podem submeter os seus pedidos de acordo
com o seu perfil. Os pedidos submetidos online, podem ser concluídos presencialmente e
vice-versa. Os administradores são responsáveis por configurar todos os documentos e definir
as regras de negócio por forma a orquestrar todos os mecanismos de validação e
solicitação disponibilizados pela plataforma.
Este projeto consiste numa plataforma de gestão de documentos/processos com
agilidade para responder às constantes alterações legislativas, fácil de administrar, sem
necessidade de recorrer a técnicos com conhecimentos profundos de informática.
O projeto contribui ativamente para desmaterialização processual permitindo
recorrer aos serviços de uma secretaria escolar de forma não presencial. Os benefícios que
daí advêm são vários e repartidos entre a organização, os seus clientes e a sociedade em
geral, pois a organização poupa em economato, ganha em eficiência e melhora a sua
imagem, os seus clientes evitam deslocações para tratarem dos seus assuntos, poupam
tempo, dinheiro e têm a garantia de um melhor serviço, e toda a sociedade beneficia com
serviços públicos mais eficientes em termos económicos, funcionais e ambientais.
Description
Keywords
Administração pública Gestão documental Modernização administrativa Open Source Joomla Content Management System (CMS) Workflow