Malheiro, Ricardo Manuel da SilvaBalitkaia, Valeria2025-12-292025-12-292025-11-19http://hdl.handle.net/10400.8/15193The increasing digitalization of administrative activities in Higher Education Institutions (HEIs) has generated large volumes of process data stored in several information systems. While these systems ensured traceability and accessibility of information, they often lacked systematic monitoring of business process performance, making it difficult to identify inefficiencies, deviations or bottlenecks. This gap makes it difficult for stakeholders to make data-driven decisions and limits the opportunities for continuous improvement. This work addressed the problem of limited visibility over the execution and efficiency of business processes within a HEI by applying Process Mining techniques combined with Business Intelligence (BI) visualizations. The aim was to extract, process and analyze process-related data from the institution’s management information systems, identify relevant performance indicators and provide decision-makers with actionable insights through interactive dashboards. The solution involved process Key Performance Indicators (KPI) definitions, which were grouped into temporal, volume-based, cost efficiency and compliance categories, i.e., KPIs that measure whether the real execution of a process followed the intended process model. Using Process Mining, KPIs related process metrics were discovered and calculated, enabling the identification of deviations and potential optimization points. Beforehand, a validation session with institutional stakeholders occurred, where the practical value of the KPIs for supporting operational and strategic decisions was confirmed. Additionally, the process mining analysis revealed patterns that were previously unknown to managers, reinforcing the benefits of integrating analytical techniques into daily process monitoring. For visualization purposes, three interactive dashboards were developed in Microsoft Power BI, presenting process execution times, workload distribution, cost indicators and other relevant metrics. The developed solution successfully provided a clear, data-driven overview of the institution’s business processes, highlighting areas of inefficiency such as excessive idle times, which affect the costs of each process, and frequent process deviations. In conclusion, the project demonstrated that the combination of Process Mining and Business Intelligence tools can effectively enhance process transparency and performance monitoring in HEIs.O aumento da digitalização das atividades administrativas nas Instituições de Ensino Superior (IES) tem gerado grandes volumes de dados de processos armazenados em diversos sistemas de informação. Embora estes sistemas assegurem a rastreabilidade e a acessibilidade da informação, muitas vezes carecem de mecanismos sistemáticos de monitorização do desempenho dos processos de negócio, dificultando a identificação de ineficiências, desvios ou constrangimentos. Esta lacuna limita a capacidade de tomada de decisão baseada em dados por parte dos stakeholders e reduz as oportunidades de melhoria contínua. Este trabalho abordou o problema da visibilidade limitada sobre a execução e eficiência dos processos de negócio numa IES, através da aplicação de técnicas de Process Mining combinadas com visualizações de Business Intelligence (BI). O objetivo foi extrair, processar e analisar dados relacionados com processos a partir dos sistemas de informação de gestão da instituição, identificar indicadores de desempenho relevantes e disponibilizar aos decisores informações acionáveis por meio de dashboards interativos. A solução desenvolvida envolveu a definição de Key Performance Indicators (KPIs), agrupados em categorias temporais, de volume, de eficiência de custos e de conformidade, ou seja, indicadores que medem se a execução real de um processo seguiu o modelo de processo pretendido. Com o uso de Process Mining, métricas associadas a estes KPIs foram descobertas e calculadas, permitindo identificar desvios e potenciais pontos de otimização. Previamente, foi realizada uma sessão de validação com stakeholders institucionais, onde foi confirmada a utilidade prática dos KPIs no apoio a decisões operacionais e estratégicas. Adicionalmente, a análise de Process Mining revelou padrões anteriormente desconhecidos para os gestores, reforçando os benefícios de integrar técnicas analíticas no acompanhamento diário dos processos. Para efeitos de visualização, foram desenvolvidos três dashboards interativos em Microsoft Power BI, que apresentam tempos de execução, distribuição de carga de trabalho, indicadores de custo e outras métricas relevantes. A solução desenvolvida forneceu, com sucesso, uma visão clara e baseada em dados sobre os processos de negócio da instituição, destacando áreas de ineficiência, como tempos de espera excessivos, que afetam os custos de cada processo, e desvios frequentes. Em conclusão, o projeto demonstrou que a combinação de ferramentas de Process Mining e Business Intelligence pode, de forma eficaz, reforçar a transparência dos processos e a monitorização do desempenho nas Instituições de Ensino Superior.engDigitalização de atividades administrativas – Ensino SuperiorMonotorização do desempenho de processos – Ensino SuperiorIndicadores-chaves de desempenho (KPI)Eficiência de custosmaster thesis204094534